Teamsitzungen in sieben Schritten gestalten: Laut einer Studie der Managementberatung Bain, verbringen Führungskräfte insgesamt 7000 Stunden im Jahr in Besprechungen (Quelle: faz.net vom 7.2.2019). Die Untersuchung zeigt noch ein anderes Bild: Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, dass diese Sitzungen meist nicht zu klaren Ergebnissen führten. Allein 54 Prozent finden dienstliche Besprechungen langweilig. Das können Sie ändern.
1. Vorbereitung
Teilen Sie allen KollegInnen eine Tagesordnung mit Zeitpunkt, Dauer und Themen der Teamsitzung mit. Bestimmen Sie klare Anfangs- und Endzeiten. (Übrigens: Super, wenn gerade ein wichtiges Fußballspiel im Fernsehen oder ein wichtiges Event in Ihrer Stadt ist, dann will wirklich jeder pünktlich nach Hause!)
2. Die Teamsitzung einleiten
Geben Sie den KollegInnen Zeit, sich zu sammeln. Das erhöht die Konzentration. Legen Sie gemeinsam die Themen und die Reihenfolge fest. Bestimmen Sie auch ruhig die ProtokollantInnen und die ModeratorIn. (Nach anfänglichem Geziere macht es die FunktionsträgerIn oftmals stolz, und Sie haben etwas für die Motivation getan). Die Moderation sollte auch im Team rotieren. So kann sich jeder Einzelne im Wechsel vor der Gruppe ausprobieren.
3. In das Top-Thema einsteigen
Aufmerksamkeit erzielen Sie, indem Sie das Top-Thema Ihrer Teamsitzungen interessant gestalten.
- Fällt Ihnen dazu eine provozierende Frage ein?
- Haben Sie ein Bild, das Sie zeigen können?
- Etwas Biographisches?
Dem Team können Sie dann die erforderlichen Informationen geben und fragen, ob jemand noch weitere Informationen beitragen kann. Um inhaltlich zu arbeiten, müssen Sie für jedes Thema den Arbeitsauftrag genau festlegen. Verlieren Sie sich nicht im Detail. (Alle MitarbeiterInnen, aber auch wirklich alle, können eine Geschichte dazu beitragen, warum die Verkaufszahlen zurückgehen!).
4. Brainstorming
Sammeln Sie möglichst viele Ideen zu dem Thema. Erfahrungsgemäß sind die Anfangsthemen in Teamsitzungen nicht originell. Daher planen Sie genug Zeit ein. Die Ideen auf dem Flipchart zu sammeln, mindert die Konzentration. Es ist besser, die Ideen auf Karten zu schreiben und an die Pinnwand zu heften, dann hat auch jeder etwas zu tun, und das anschließende Sortieren in der Teamsitzung wird leichter. Die Ideen dürfen vom Team nicht bewertet werden, das mindert die Kreativität. (Es gibt eine Legende von Walt Disney: Jedem, der auf der Brainstorming-Sitzung die Idee eines anderen bewertet hat, wurde gekündigt!!)
5. Entscheidungen treffen
Prüfen Sie gemeinsam die Vor- und Nachteile der Vorschläge. Keiner sollte länger als drei Minuten sprechen. Geben Sie eine Sanduhr rum. Damit schneiden Sie Vielrednern das Wort ab und sorgen für Humor. Und Sie bringen diejenigen zum Reden, die sonst wenig oder gar nichts sagen.
Wenn eine Entscheidung für oder gegen etwas getroffen werden muss, ist sich das Team meistens uneinig. Die Mehrpunktabfrage kann helfen: Jeder bekommt drei selbstklebende Punkte und heftet jeweils einen Punkt an die Vorschläge, die sie oder er favorisiert. Damit erzielen Sie ein sichtbares Ergebnis. Die Vorschläge mit den meisten Punkten werden verarbeitet.
6. Entscheidungen umsetzen
Das ist in der Vorbereitung einfach:
- Wer soll es umsetzen?
- Wie und bis wann soll es umgesetzt werden?
- Welche Probleme könnten auftauchen?
- Wie wird es überprüft?
7. Teamsitzung abschließen
Wenn Sie ein Ergebnis erzielt haben, ist das ein Selbstgänger. Wenn Sie kein Ergebnis erzielt haben, haben Sie mit Sicherheit eine neue Fragestellung und Teilergebnisse erzielt. Halten Sie diese Ergebnisse unbedingt als Schlusswort fest!!
Lassen sie die Flipchart-Bögen im Besprechungsraum hängen und aktualisieren Sie die Ergebnisse. So dokumentiert die Gruppe nebenbei alle Aufgaben, Fortschritte und Pläne für die Zukunft. Diese Tafeln gibt es auch digital, für diejenigen die sich über Videokonferenzen treffen.
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